Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Paavo Nurmen Säätiö sr toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Säätiön osoite on PL 330, 00121 Helsinki.
Rekisterinpitäjän edustajana ja tietosuojavastaavana toimii säätiön asiamies Petri Manninen, petri.manninen@paavonurmensaatio.fi puh. 041 461 7090.
2. Käsittelyn tarkoitus
Paavo Nurmen Säätiö sr käsittelee henkilöitä koskevaa rekisteritietoa täyttääkseen sääntöjen mukaista tehtäväänsä eli tukeakseen sydän- ja verisuonitautien tieteellistä tutkimustyötä ja yleistä kansanterveystyötä. Säätiö on sitoutunut noudattamaan toimiessaan voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Säätiö ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja. Rekisteritietojen käsittelyssä ei sovelleta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
3. Kuvaus rekisteriryhmistä ja rekisteröidyn oikeudet
Paavo Nurmen Säätiö sr kerää ja käyttää henkilötietoja seuraavissa henkilörekistereissä:
A) Apurahajärjestelmä (apurahanhakijat ja -saajat, palkinnonsaajat)
Apurahanhakijoiden ja -saajien osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan oikeutetun edun perustetta: ilman tietojen keräämistä apurahahakemusten vastaanotto ja käsittely sekä apurahojen maksaminen ja seuranta eivät ole mahdollista. Tiedot kerätään apurahanhakijoiden osalta hakemuslomakkeesta. Apurahansaajien osalta täydentävät tiedot saadaan maksatushakemuksesta. Apurahanhaun käynnistymisestä tiedotetaan lehti-ilmoituksin, säätiön verkkosivuilla ja Auroratietokannassa.
Apurahanhakijalta kerätään apurahajärjestelmään hakemuksen jättämisen yhteydessä seuraavat henkilötiedot: nimi, syntymävuosi, sukupuoli, oppiarvo, postiosoite, kotipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi apurahajärjestelmään tallentuvat tutkimushankkeen sisältöä kuvaavat tiedot. Näitä tietoja käytetään apurahahakemuksen käsittelyn yhteydessä, jolloin säätiön tieteelliset asiantuntijat ja hallituksen jäsenet pääsevät henkilökohtaisten salasanojen avulla näkemään kyseiset tiedot.
Tieteelliset asiantuntijat ja valitut hallituksen jäsenet arvioivat ja pisteyttävät hakemukset. Säätiön linjauksen mukaan hakijoille annettuja pisteitä tai kommentteja ei anneta apurahaa hakeneiden tai kenenkään muunkaan ulkopuolisen tietoon. Säätiön hallitus päättää apurahojen jakamisesta esityksen perusteella. Apurahaa hakeneille tiedotetaan säätiön apurahapäätöksestä sähköpostiviestillä, joka lähetetään hakemuksessa annettuun sähköpostiosoitteeseen. Apurahansaajan tai hänen työryhmänsä jäsenen osalta kerätään edellä mainittujen tietojen lisäksi maksatushakemuksen jättämisen yhteydessä seuraavat täydentävät tiedot: henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot.
Apurahapäätösten teon jälkeen säätiö on tietyin edellytyksin velvollinen ilmoittamaan apurahansaajien henkilötiedot ja apurahojen suuruudet eläkevakuutusyhtiölle ja verottajalle. Säätiön myöntämien palkinnonsaajien osalta kerätään apurahajärjestelmään seuraavat henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, oppiarvo, postiosoite, kotipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja pankkiyhteystiedot.
Tietoja vireillä olevista apurahahakemuksista voidaan luovuttaa toisille suomalaisille säätiöille. Säätiö luovuttaaa tiedot myönnetystä rahoituksesta myös opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämään tutkimustietovarantoon. Apurahahakemuksia voidaan käyttää tieteelliseen tutkimustyöhön.
Palkintopäätösten teon jälkeen säätiö on tietyin edellytyksin velvollinen ilmoittamaan palkinnonsaajan henkilötiedot ja palkinnon suuruuden eläkevakuutusyhtiölle ja verottajalle. Lisäksi säätiö ylläpitää luetteloa jakamiensa palkintojen, ja muiden huomionosoitusten saajista. Luettelo käsittää nimitiedon sekä myöntöajankohdan.
Apurahansaajien ja palkinnonsaajien nimet, oppiarvot, tutkimusaiheet ja apurahan tai palkinnon määrä julkaistaan säätiön kotisivuilla sekä säätiön toimintakertomuksessa. Tämän perusteena on yleinen etu ja avoimuus: yhteiskunnan tulee saada tietää, mihin säätiöt varojaan käyttävät.
B) Säätiön luottamushenkilöt ja työntekijät
Luottamushenkilöiden ja työntekijöiden osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan säätiölain ja muun lainsäädännön velvoitteita sekä oikeutetun edun perustetta. Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Luottamushenkilöitä ja työntekijöiltä kerätään seuraavat tiedot: nimi, arvo/ammatti, henkilötunnus, postiosoite, verotuskunta, pankkiyhteystiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Rekisterin tietoja käytetään Patentti- ja rekisterihallitukselle ja muille viranomaisille toimitettavaa säätiön toiminnan raportointia varten sekä säätiön maksamien kokouspalkkioiden (luottamushenkilöt) ja palkan (työntekijät) maksamiseen.
C) Lähipiirirekisteri
Lähipiirin osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan säätiölain velvoitteita. Säätiön luottamushenkilöiltä ja työntekijöiltä kerätään tiedot henkilön raportointivelvollisuuden alaisesta lähipiiristä. Säätiön lähipiiriin kuuluvista kerätään seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika ja henkilön määräysvallassa olevat yhteisöt ja säätiöt sekä näiden Y-tunnus. Lähipiirirekisterin tietoja käytetään selvittämään säätiön myöntämien apurahojen ja muiden säätiön suorittamien maksujen mahdollinen kohdentuminen säätiön lähipiirille.
D) Yhteystietorekisteri (juhlakutsut, lahjoittajien edustajat, uutiskirje yms.)
Yhteystietorekisterin osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan henkilöiden suostumusta. Tiedot kerätään henkilöiden oman ilmoituksen perusteella. Yhteystietorekisteriin kerätään seuraavia tietoja: nimi, sähköpostisoite ja/tai postiosoite. Rekisterin tietoja käytetään kutsu- ja kiitoskirjeiden lähettämiseen sekä säätiön uutiskirjeen lähettämiseen.
Rekisteröidyn oikeudet hänen tietojaan sisältävän rekisterin osalta:
- tiedonsaantioikeus
- tarkastusoikeus
- oikeus tietojen oikaisuun
- tietojen siirto-oikeus
- tietojen poisto-oikeus
- käsittelyn rajoittamisoikeus
- käsittelyn vastustamisoikeus
- oikeus olla joutumatta merkittäviä vaikutuksia aiheuttavan automaattisen päätöksenteon kohteeksi. Jos rekisteröity haluaa vedota em. oikeuksiin, hänen tulee ottaa yhteyttä säätiön tietosuojavastaavaan. Yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.
4. Henkilötietojen käsittelijät ja käyttäjät
A) Apurahajärjestelmä (apurahanhakijat ja -saajat)
Säätiön asiamies sekä apurahajärjestelmän tekniikasta vastaavan Aspicore Oy:n yhteyshenkilöt (keskinäinen sopimus) sekä taloushallinnon järjestelmästä vastaavan Newsec Asset Management Oy:n yhteyshenkilöt (sopimus), hakemustietojen osalta tietoja käsittelevät myös säätiön käyttämät tieteelliset asiantuntijat ja valitut hallituksen jäsenet sekä apurahansaajien osalta säätiön hallitus
b. säätiön luottamushenkilöt ja työntekijät
Säätiön asiamies ja taloushallinnon työntekijät sekä taloushallinnon järjestelmästä vastaavan Newsec Asset Management Oy:n yhteyshenkilöt (sopimus)
c. lähipiirirekisteri
Säätiön asiamies
d. yhteystietorekisteri (juhlakutsut, lahjoittajien edustajat yms.):
Säätiön asiamies ja taloushallinnon työntekijät. Säätiö ja henkilötietoja käsittelevät työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Säätiön ulkopuolisten toimijoiden osalta tästä on varmistuttu sopimuksin. Säätiö ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja.
Säätiön rekisteritiedot sijaitsevat tietoturvasuojatulla palvelimella, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on työtehtäviensä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Säätiö ja henkilötietoja käsittelevät työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Säätiön ulkopuolisten toimijoiden osalta tästä on varmistuttu sopimuksin. Säätiö ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja.
5. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
6. Tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
- Apurahajärjestelmän tiedot ovat vain sähköisessä muodossa. Rekisterinpitäjän apurahatoiminnan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi, historiatietojen tallentamiseksi ja avoimuuden varmistamiseksi sekä apurahanhakijan aiemman apurahahistorian selvittämiseksi apurahajärjestelmän sisältämät henkilötiedot säilytetään myönnettyjen apurahojen osalta pysyvästi. Historiatietojen säilyttämisen ja valvonnallisten syiden vuoksi kielteisen päätöksen saaneiden hakemusten tiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan.
- Säätiön luottamushenkilöt ja työntekijät: tiedot säilytetään pysyvästi säätiön historiatietojen tallentamiseksi.
- Lähipiirirekisteri: tiedot säilytetään pysyvästi säätiön historiatietojen tallentamiseksi.
- Yhteystietorekisteri: tiedot säilytetään pysyvästi tai kunnes yhteystieto vanhenee/päättyy.